Переезд офиса: как спланировать, не останавливая работу

Главная статья расходов при переезде офиса — не грузовик, а простой. Хорошо спланированный переезд заканчивает работу в четверг, а в понедельник команда работает в обычном режиме.

За две недели

• План рассадки в новом офисе: кто где сидит, сколько розеток нужно на каждый стол.
• Подключение интернета и телефонии по новому адресу до переезда. Это чаще всего задерживается и рушит весь график.
• Время переезда сервера и сетевого оборудования — обычно последний день, после работы.
• Решение о том, что не переезжает: старая мебель, архив, вышедшая из строя техника. Перевозить их дороже, чем хранить.

За неделю

• Каждому сотруднику выдаются коробки и наклейки. Правило: на коробке пишется не комната, а рабочее место — «Маркетинг, стол 4».
• Архив документов упаковывается отдельно и нумеруется. Конфиденциальные документы — в опечатанных коробках и отдельным рейсом.
• Контрагентам и банку сообщается смена адреса.

День переезда

• Техника собирается последней и распаковывается первой. Мониторы — в своей коробке или в пене, перевозятся вертикально.
• Кабели складываются в коробку своего же устройства и фотографируются — это вдвое сокращает время подключения.
• Один человек остаётся в старом офисе, один — в новом. Без этих двоих погрузка превращается в хаос.
• Уборка в старом офисе до сдачи ключей — в большинстве договоров аренды это требование.

Что доверить профессионалам

Сейф, серверный шкаф, крупные архивные стеллажи, стеклянные перегородки — всё это требует специального оборудования. Переезд сервера планируется отдельно: порядок выключения, фиксация дисков, последовательность запуска на новом месте.

Общие правила подготовки и упаковки при квартирном переезде мы описали в руководстве по переезду — большая часть из них применима и к офису.